Politique Générale de protection de données personnelles

Article 1 : Préambule et cadre d'application

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, notamment, le règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, EXCELIA GROUP s'engage à protéger l’ensemble des informations personnelles collectées et utilisées dans ses traitements.
Cette politique de protection des données s'applique uniquement à l’ensemble des étudiants, apprenants ou membres d’une organisation n’étant pas EXCELIA GROUP ou ne lui appartenant pas, elle ne concerne pas les collaborateurs d’EXCELIA GROUP et s’applique dès lors qu'il y a :

Utilisation de l'un des services en ligne d’EXCELIA GROUP :

• Que ce soit sur un des sites web, intranet (formulaires, cookies, ...) ou environnement numérique de travail 
• Via les réseaux sociaux 
• Tout type d'échanges (mail, sms, formulaire papier ou électronique, ...)
• Ou sur les applications mobiles
• Participation à une formation ou un évènement 
• Réponse à une sollicitation d'EXCELIA en tant qu'ancien, intervenant, partenaire ou fournisseur

Les sites Web d’EXCELIA GROUP contiennent des liens qui peuvent rediriger vers des pages tiers qui ont leur propre politique de confidentialité et de gestion des cookies. La politique de ces tiers devra être consultée et EXCELIA GROUP décline toute responsabilité quant aux pratiques de confidentialité mises en œuvre par ces tiers.

 

Article 2 : Responsable de traitement

Le responsable de traitement est EXCELIA GROUP, Etablissement d'Enseignement Supérieur Association loi 1901 déclarée le 23/11/1988, 
Dont le siège social est situé au 102 RUE DE COUREILLES 17000 LA RECHELLE, 
Identifiée sous le numéro W173000778 et dont le numéro SIRET est 34876850800015,
Représentée par son représentant légal.

 

Article 3 : Personnes concernées 

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, EXCELIA GROUP est tenu de mettre en œuvre et d'exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses prospects, candidats, clients, anciens, intervenants, partenaires, entreprises et organismes :

• "Les Prospects", signifie, toute personne potentiellement intéressée par un cursus ou un évènement
• "Les Candidats", signifie, toute personne intéressée par un cursus et ayant commencé à compléter un dossier de candidature
• "Les Clients" signifie toute personne ayant confirmé son inscription ou toute personne ayant eu son inscription de confirmée par son entreprise, le cas échéant, à l'issue d'un processus d'admission, que ce soit par le versement d'un acompte ou par la signature d'un contrat ou dossier financier
• "L'Etudiant", toute personne inscrite en formation diplômante au sein d’EXCELIA GROUP
• Les "Tiers-payeurs", signifie la personne physique ou morale gérant tout ou partie du financement de la formation d'un Client
• "Les Anciens" désigne toute personne ayant suivi un cursus diplômant ou non, ayant terminé leur formation ou non
• "les Intervenants" désigne toute personne en charge d'une prestation pédagogique qu'il soit salarié d’EXCELIA GROUP ou non
• Les "Prestataires", désigne les entreprises ou organismes avec lesquels EXCELIA GROUP a un contrat d'achat de service/prestation ainsi que les sous-traitants de EXCELIA GROUP
• Les "Partenaires", désigne les entreprises ou organismes avec lesquels EXCELIA GROUP a une relation contractuelle de partenariat, notamment dans le cadre de la formation
• L"Utilisateur" représente toute personne utilisant les services du système d’information d’EXCELIA GROUP

 

Article 4 : données personnelles traités 

I. Typologie de données 

La typologie des données non-techniques traitées par EXCELIA GROUP est la suivante :

La typologie des données techniques est la suivante :

• Données d'identification : Adresse IP 
• Données de connexion : Identifiant/mot de passe 
• Données de navigation : Pages visitées, parcours, durée, type de navigateur, plugin, ...
• Préférences : Langues utilisées, ...

II. Données collectées 

EXCELIA GROUP collecte et traite des données différentes en fonction du profil de l'Utilisateur : 

III. Origine des données 

De la collecte directe

Les données sont principalement issues de collectes directes via : 

• Dépôt de candidatures
• Inscription
• Création de compte sur les sites Excelia Group
• Formulaires ou questionnaires de collecte des différents sites WEB de EXCELIA GROUP et/ou outils tiers 
• Des formulaires papier 
• Les renseignements fournis par les Prospects, Candidats ou Clients
• La commande de produits ou services

De la collecte indirecte

Excelia peut effectuer des collectes indirectes via : 

• Ses partenaires académiques 
• Ses partenaires entreprises 

Ces collectes sont effectuées dans le stricte respect des obligations prévues aux dispositions de l'article 14 du RGPD 

IV. Enrichissement de données 

EXCELIA GROUP informe l’Apprenant/Etudiant que des croisements de données et des partages interservices sont effectués. Suite à son admission, nous lui demanderons de relire et, le cas échéant, de corriger ses données afin de pouvoir réaliser son inscription administrative.
Les Intervenants et les Prestataires sont informés que le partage des données s’opèrera entre nos applications de gestion, notamment de commandes et nos outils permettant de gérer la réalisation des prestations par les Prestataires ou les Intervenants.

V. Données obligatoires 

Seules les données nécessaires à la finalité des traitements seront collectées.
Lors du recueil de données personnelles à travers des formulaires ou questionnaires en ligne ou papier, les champs dont la saisie est obligatoire sont indiqués.
En absence de saisie des données des champs obligatoires, la prestation liée à cette collecte pourra ne pas être fournie ou la candidature ou l'accès au service ne pourra pas être pleinement estimé. Ces champs facultatifs permettent de traiter les demandes de façon plus efficace.

 

Article 5 : Raison de la collecte des données 

I. Base juridique 

La base légale est en fonction des traitements :

• Obligations légales d’EXCELIA GROUP
• Exécution de la mission de service public,Exécution d'un contrat ou à des mesures précontractuelles
• Consentement de la personne concernée
• Sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée
• Intérêt légitime de EXCELIA GROUP

II. Finalité 

La collecte de ces informations a pour but de permettre :

• L’accès à la plateforme d’admission
• La gestion et le suivi de la candidature et une fois admis le suivi administratif, financier et pédagogique de la formation des Clients 
• Le suivi de la relation Client 
• La facturation 
• La gestion des impayés et des contentieux 
• L’attribution soit :
  • Pour les Etudiants : d'une carte étudiante, comportant sa photo individuelle, permettant d’attester de son identité ainsi que d’accéder au campus, aux services de la bibliothèque, d'imprimer et/ou photocopier des documents 
  • Pour les autres Utilisateurs, d'un badge temporaire permettant d'accéder aux locaux et le cas échéant d'imprimer et/ou photocopier des documents 
• La gestion de la bibliothèque et des services afférents 
• Le suivi médical des Apprenants 
• La gestion des personnes à contacter en cas d’urgence 
• La gestion des émargements afin d’attester du suivi du cours et le cas échéant la gestion des attestations de fin de formation 
• La création et gestion d’un compte utilisateur en vue d'accéder à l’environnement numérique de travail d’EXCELIA GROUP 
• La gestion d’un annuaire de messagerie 
• Le suivi de cours ou consultation de contenus pédagogiques en ligne
• Le dépôt de documents, travaux pédagogiques 
• Le cas échéant, la gestion de visio ou webconférence 
• La gestion des évaluations des enseignements suivis par le Client 
• La gestion de l’évaluation continue ainsi que des examens, partiels et jury d’attribution des diplômes ou certificats 
• La gestion, en cas de violation des règlements, politiques et chartes d’EXCELIA GROUP, de sanctions disciplinaires 
• La mise en œuvre d'études, d’indicateurs et d’enquêtes 
• L’accès aux offres d’accompagnement professionnel développées par la Direction Relation Entreprises d’EXCELIA GROUP 
• La gestion de la délivrance du diplôme ou certificat 
• La collecte de la taxe d'apprentissage 
• La gestion de la relation avec les entreprises 
• La transmission de données, notamment le CV, à des entreprises et Partenaires d’EXCELIA GROUP
• La transmission de données à la Fondation EXCELIA afin que celle-ci puisse informer le Client des actions qu’elle engage et le contacter 
• De gérer le transfert de données à l’association EXCELIA Alumni dans la mesure où l’Etudiant a adhéré à l’association en question ou a consenti au transfert de ses données vers ladite association 
• La mise en place d’opérations marketing : prospection et publicité relatives aux programmes, activités ou événements organisés par EXCELIA GROUP ou sa communauté 
• La mise en place de statistiques 

Si un Apprenant/Etudiant est inscrit dans un programme qu’EXCELIA GROUP gère en commun avec une université ou école partenaire (y compris, situé à l’étranger), dans ce cadre spécifique, EXCELIA GROUP transmet les données de l’Apprenant/Etudiant à l’Université ou Ecole partenaire à des fins de gestion de son inscription, du suivi de sa scolarité et de l’obtention des crédits nécessaires par l’université ou école partenaire.

 

Article 6 : Durée de conservation 

La durée de conservation des données traitées est déterminée par EXCELIA GROUP sur base de différents critères :

• Durée de conservation légale (fixée par la loi)
• Durée de conservation contractuelle (prévue par une obligation contractuelle)
• A défaut en fonction de besoins de ses finalités

Conformément aux principes prévus par le RGPD, chaque durée de conservation de données fixée par EXCELIA GROUP ne dépasse pas le temps strictement nécessaire au regard des finalité poursuivies par le traitement. 

 

Article 7 : Destinataire de données 

I. Sous-traitant

EXCELIA GROUP s’engage à travailler qu’avec des sous-traitants ayant fourni des garanties nécessaires quant au respect des exigences RGPD.

EXCELIA GROUP garantit le respect de la présente Politique par l’ensemble des sous-traitants réalisant des traitements de données à caractère personnel pour son compte dans le cadre de l’utilisation de l’un des services EXCELIA GROUP.

EXCELIA GROUP s'assure que les données personnelles ne soient accessibles qu'à des destinataires internes ou externes autorisés.

II. Communication à des tiers 

En interne, seuls les services concernés d'EXCELIA GROUP auront accès aux données de l'Utilisateur, dans la limite de leurs attributions respectives.
EXCELIA GROUP peut transmettre les données personnelles, notamment aux :

• Universités et écoles partenaires de EXCELIA GROUP 
• Organismes liés à la vie étudiante 
• Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation 
• Le cas échéant, associations étudiantes de EXCELIA GROUP, notamment EXCELIA Alumni et la Fondation EXCELIA 
• Les entreprises partenaires 
• Les organismes liés à la formation continue 
• Les entreprises qui financent des formations de Clients 
• Les professionnels participant aux jurys ou intervenant dans le cadre d'une formation dispensée par EXCELIA GROUP 
• Editeurs de contenus ou de services pédagogiques liés à EXCELIA GROUP ou accessibles via les plateformes d’EXCELIA GROUP
• Les prestataires d’hébergement et/ou voyage

EXCELIA GROUP demande à ces tiers d'agir sur ses instructions en ce qui concerne les données personnelles de l'Utilisateur et de ne les utiliser que dans le cadre du contrat signé avec ces tiers, à moins que la personne concernée ne consente de façon explicite à ce que ces tiers les utilisent pour leur besoin propre.

III. Transfert de données vers l'étranger

Les tiers en lien avec EXCELIA GROUP peuvent être situés en dehors du territoire de l’Union Européenne. Dans une telle hypothèse, l’Apprenant/Etudiant accepte que ses données y soient transférées. 
Toutefois, EXCELIA GROUP prendra l’ensemble des mesures nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la législation et réglementation sur la protection des données personnelles. Afin d’assurer le respect de la vie privée des Utilisateurs et des données personnelles, les sous-traitants concernés sont notamment signataires des clauses contractuelles types validées par la Commission européenne.

IV. Alumni

EXCELIA GROUP transférera les données personnelles des Apprenants/Etudiants à l'association des anciens étudiants d’EXCELIA GROUP (EXCELIA Alumni). L’Apprenant/Etudiant pourra s’y opposer en envoyant un email.
Pour les Partenaires, entreprises et organismes, les données personnelles des contacts seront transmises à la Fondation EXCELIA.

 

Article 8 : Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi française 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, l'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification, de suppression de ses données à caractère personnel et d'un droit d’opposition pour motif légitime en écrivant à Excelia Group, Délégué à la protection des données, 102 RUE DE COUREILLES 17000 LA RECHELLE ou en envoyant un email à donneespersonnelles@excelia-group.fr en précisant dans l'objet du courrier "Droit des personnes" et en joignant la copie d'un justificatif d’identité.
Il s'agit de droits individuels qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier son identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles la concernant à une autre personne.

I. Droit d'accès 

L'Utilisateur a le droit de demander une copie des informations personnelles qu’EXCELIA GROUP détient à son sujet, à l'exception des cas où la divulgation de ces données viendrait à violer la vie privée d'une autre personne ou si la demande est excessive.

II. Droit de rectification

En cas de demande de rectification, elle sera transmise au service concerné et EXCELIA GROUP informera l'Utilisateur que cette rectification a été faite.

III. Droit d’effacement

Toute demande de suppression des données par l'Utilisateur sera étudiée afin de déterminer s'il convient ou non de réaliser cette suppression. Le droit à l'effacement de l'Utilisateur ne sera pas applicable dans le cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. Certaines données sont nécessaires au suivi de la formation et/ou à son règlement financier.
Si notre traitement a nécessité le consentement de l'Utilisateur, ce dernier pourra à tout moment le retirer.

IV. Droit à la portabilité

L'Utilisateur est informé qu’il dispose du droit à la portabilité de ses données afin qu'elles puissent être réutilisées à ses propres fins dans un autre environnement informatique en écrivant à EXCELIA GROUP, Correspondant à la protection des données, 1 rue de la libération, 78350 Jouy-en-Josas ou en envoyant un email à donneespersonnelles@excelia-group.fr en précisant dans l'objet du courrier "Droit des personnes - portabilité" et en joignant la copie de son justificatif d’identité.
Ce droit à la portabilité ne s'applique pas à l'ensemble des traitements mis en œuvre par EXCELIA GROUP, notamment lorsqu'ils sont mis en œuvre dans le cadre de la mission de service public de EXCELIA GROUP ou liés à ses obligations légales. La demande de l'Utilisateur sera étudiée et exécutée pour les seules données pouvant bénéficier de ce droit.

V. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

L'Utilisateur dispose également d’un droit de réclamation auprès de l’autorité nationale de protection des données qui est pour la France, la COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
La liste des différentes autorités européennes de contrôle sont indiquées sur le site de la CNIL ou ici.

 

Article 9 : Sécurité

Soucieuse de garantir la sécurité des données, EXCELIA GROUP met en place un niveau de sécurité adapté et proportionnel aux risques encourus en prenant toutes les précautions utiles qu’elles soient physiques, logiques, administratives ou organisationnelles, au regard de la nature des données qu’elle collecte, traite ou transfère.

 

Article 10 : Délégué à la protection des données (DPO)

EXCELIA GROUP a désigné un délégué à la protection des données.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, la personne concernée pourra saisir la déléguée à la protection des données désignée à l'adresse donneespersonnelles@excelia-group.fr  ou en envoyant un courrier à "Excelia Group, Délégué à la protection des données, 102 RUE DE COUREILLES 17000 LA RECHELLE ".

 

Article 11 : Cookies et autres traceurs

Un "cookie" est un fichier texte de taille limitée qui est envoyé par un serveur Internet sur le disque dur de l'ordinateur, téléphone mobile, tablette ou tout autre équipement permettant d'accéder à Internet. Les cookies et autres traceurs ne permettent pas l'identification d'une personne en revanche, ils enregistrent des informations relatives à la navigation. Les serveurs peuvent lire et enregistrer ces informations.
Différents types de cookies sont utilisés sur notre site.
Les cookies techniques qui permettent de :

• Sauvegarder des pages
• Envoyer des notifications ;
• Abonner à une de nos newsletters ;
• Contribuer à la sécurité du service demandé ;
• Enregistrer la langue ou autres préférences nécessaires à la fourniture du service demandé ;
• Faire fonctionner le lecteur de média (audio ou vidéo) correspondant à un contenu demandé ;
• Permettre l'identification à un espace restreint ;
• Permettre l'équilibrage de charge ("load balancing");
• Adapter le site aux demandes des visiteurs.

Nous attirons l'attention sur le fait que la suppression des cookies techniques est susceptible de dégrader l'accès aux sites et aux services proposés.

Les cookies de mesure d’audience qui permettent de :

• Mesurer l’audience des différents contenus et rubriques des sites, les cheminements pour y accéder, analyser les comportements de navigation et réaliser des statistiques. EXCELIA GROUP utilise le service Google analytics par Google Inc pour lequel l'Utilisateur trouve les conditions d'utilisation ici. 
• Les données résultant de ces cookies et liées à l'utilisation de nos sites seront transmises et stockées par Google sur ses serveurs, notamment aux Etats-Unis. Google utilisera ces données afin de fournir d’autres services relatifs à l'activité du site et à l'utilisation d'Internet. Les données sont conservées 14 mois. Il est possible d'installer un module complémentaire dans votre navigateur pour la désactivation de Google Analytics

Les cookies « réseaux sociaux » qui permettent : 

• D’activer des boutons de partage « partager », « j’aime » proposés par les réseaux sociaux LinkedIn et Twitter, des listes de tweets (Twitter), des vidéos diffusées sur le site (YouTube, ...) et des présentations animées. Ces fonctionnalités sont proposées via des cookies tiers directement déposés par ces tiers qui sont susceptibles de réaliser des identifications grâce à ce type de bouton, dès lors qu'une page est consultée et qu'une connexion est effective à ce réseau social (ouverture de session).

CHOIX ET MODALITÉS DE SUPPRESSION DES COOKIES SUR NOS SITES
L'Utilisateur peut désactiver l’utilisation de ces cookies en paramétrant son navigateur Internet.
Il peut paramétrer son navigateur pour refuser ou effacer certains cookies. Les liens suivants montrent comment régler les cookies selon le navigateur utilisé pour :

• Internet Explorer
• Firefox
• Safari
• Google Chrome

Le site de la CNIL permet d’obtenir plus d’informations à l’adresse suivante : http://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces

 

Article 12 : Gestion des réseaux sociaux Excelia

I. Objet du traitement 

EXCELIA GROUP, dont le siège social est situé au 102 rue de Coureilles I Les Minimes I 17024 La Rochelle Cedex 1 I France met en œuvre un traitement lui permettant d'assurer la gestion des réseaux sociaux administrés par EXCELIA GROUP via :

• L'administration technique des comptes 
• L'interaction via une messagerie avec tout utilisateur de ces réseaux sociaux notamment les abonnés aux pages et les visiteurs
• Le statistique d'utilisation et de performance de ses pages
• La mise en place d'un programme de recherche permettant de tester l'efficacité des publicités visant à promouvoir les programmes et les pages des réseaux sociaux d’EXCELIA, afin d'améliorer la connaissance des programmes et plus généralement de l'institution
• Le contact, via des groupes constitués de participants à certains de nos programmes, afin de les informer sur les actualités de la formation concernant ces groupes spécifiques

La base légale du traitement est l’intérêt légitime (cf. article 6.1.f) du Règlement européen sur la protection des données) à des fins d'information du public sur ses missions de formation, évènements et de relation avec les entreprises.

II. Source des données et caractère obligatoire de leur recueil 

Les données sont fournies par les utilisateurs de Facebook.

Leur recueil résulte d’une démarche volontaire d’accès aux contenus publiés à partir des comptes de réseaux sociaux de EXCELIA GROUP. Une personne non-détentrice d’un compte sur Facebook peut accéder aux informations publiées sur la page de EXCELIA GROUP. Pour bénéficier d’une information personnalisée, des fonctionnalités sociales ou des services de réponse en ligne, l’utilisateur doit être membre du réseau social.

III. Prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

IV. Catégories de données traitées 

Données visibles par défaut sur Facebook, notamment nom, prénom ou pseudonyme, photographie de profil ou avatar, message de présentation, publications, messages échangés, données rendues publiques par l'utilisateur du fait de ses paramétrages, données d'utilisation de la plateforme pour la production de statistiques rendues anonymes.
Attention, EXCELIA GROUP ne paramètre pas et ne dispose pas de données vous concernant suite au dépôt par Facebook de cookies. Les données statistiques issues de ces cookies sont mises à disposition d’EXCELIA GROUP sous une forme agrégée (anonyme) et non individualisée. Seul Facebook peut répondre techniquement à vos demandes relatives aux cookies utilisés.

V. Catégories de personnes concernées

Tout utilisateur accédant à Facebook

VI. Destinataires des données et transferts éventuels hors de l'Union Européenne 

Les destinataires des données sont la direction de la communication, les services d'admissions aux programmes, les services gérant des événements ainsi que les enseignants-chercheurs de EXCELIA GROUPet, le cas échéant, les sous-traitants de EXCELIA GROUPréalisant pour son compte des campagnes médias et les analyses en découlant.
Les publications et échanges publics seront accessible par tout public du fait de leur présence sur Facebook et notamment pourront être transférés hors de l'Union Européenne.
Les données permettant la réalisation de statistiques peuvent être transférées et traitées hors de l'Union Européenne, comme indiqué par Facebook dans sa politique de gestion des données.

VII. Durée de conservation 

Les données sont conservées tant que le compte de réseau social concerné existe, à moins que la personne concernée n'exerce son droit à l'effacement ou d'opposition.

VIII. Sécurité

Les mesures de sécurité relatives à l’administration des comptes sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de EXCELIA GROUP.
Les mesures de sécurité relatives à la gestion des données permettant la production de statistiques anonymes sont définies par Facebook.

IX. Droits des personnes

Vous pouvez accéder aux données vous concernant ou demander leur effacement.
Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter la déléguée à la protection des données (DPD) de EXCELIA GROUPsoit :

• Par voie électronique : donneespersonnelles@excelia-group.fr
• Par courrier postal :
  Excelia Group,
  Délégué à la protection des données, 
  102 RUE DE COUREILLES 17000 LA RECHELLE 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL ou par courrier postal.

 

Article 13 : Evolution

La politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou des usages.

 

Article 14 : Plus d'info

Pour toutes informations complémentaires, écrire à donneespersonnelles@excelia-group.fr.

Pour toute autre information sur la protection des données personnelles, l'Utilisateur peut consulter le site : www.cnil.fr.

Si vous souhaitez consulter la version antérieure de cette politique, veuillez en faire la demande auprès donneespersonnelles@excelia-group.fr.